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Covid-19 : les notaires peuvent signer à distance !

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Depuis le confinement, les acheteurs, vendeurs et agents immobiliers sont dans l’incapacité de signer les actes de vente. Face à ce gel des actes notariés, le gouvernement a dû agir rapidement. Ainsi, le 4 avril 2020, un décret a été publié pour autoriser les notaires à signer à distance. Une sacrée bonne nouvelle pour les professionnels de l’immobilier et les particuliers qui restaient spectateurs devant leurs projets immobiliers à l’arrêt. Mais pourquoi les notaires avaient-ils besoin de ce décret alors que certains utilisent déjà cette pratique depuis 18 mois ? Comment signer à distance pour sécuriser sa vente immobilière lors du Covid-19 ? Explications…

1 Le confinement est un contexte particulier pour les notaires

Depuis mi-mars 2020, il y aurait plus de 100 000 projets de vente en cours, selon la Fnaim. Et oui, comment réunir les acheteurs et les vendeurs alors que l’acte de vente n’est pas un déplacement prioritaire ? Cette situation était insupportable pour l’ensemble des parties et de nombreuses ventes pouvaient tomber à l’eau.

Les offices notariaux étaient fermés au public et une bonne partie de la profession ne répondait même pas aux appels téléphoniques : problème de transferts d’appel ou d’une mauvaise organisation suite à la précipitation du confinement. Malgré un redéploiement en télétravail pour la plupart des notaires (qui ne sont pas du tout habitués à exercer leurs professions à demeure), les difficultés s’enchaînent pour eux… « Ce qui prend habituellement 2 heures, prend 2 jours avec le confinement” déclare Vincent Chauveau notaire à Nantes ( Source Le Figaro-9 avril 2020). Et pour finaliser les dossiers de vente, les agents immobiliers ont dû, quelquefois, se transformer en détective privé pour avoir des réponses.

Amaury du Port de Loriol de l’agence immobilière de César et Brutus

 

Comme nous n’avions aucune nouvelle d’un notaire pour signer une vente immobilière, nous avons trouvé son numéro personnel pour le contacter. Il était furieux que nous l’ayons dérangé mais après quelques minutes d’explication, il s’est donné les moyens pour que la vente soit signée. Ce fut vrai soulagement pour nos acheteurs et vendeurs.

Maître Arnaud Bayart, Office "Michelez Notaires" Paris

 

Lors du confinement, on était arrivé à un blocage car un notaire ne peut à la fois signer un acte et représenter les clients. En pratique, le client ne pouvant se déplacer, il doit être représenté par un membre de son entourage et à défaut par un collaborateur de l’office.

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Alors, avant le décret du 4 avril 2020, seules quelques agences immobilières sont arrivées à signer à distance avec des notaires mais c’était un travail de longue haleine…

“Des notaires ont mis leurs équipes en chômage partiel sans vraiment d’explication. Avec notre équipe nous étions stupéfaits ! Et heureusement que d’autres se sont adaptés au confinement. Nous avons eu 3 signatures validées depuis le confinement, donc ce n’était pas mission impossible mais cela demandait énormément d’énergie et de temps.” annonce Amaury du Port de Loriol de l’agence Cesar et Brutus.

Or ces personnes étaient bloquées chez elles afin de respecter les mesures sanitaires comme tout le monde…

”Pour préserver l’emploi et adapter l’activité aux besoins (peu de nouveaux dossiers), les offices bénéficient, comme toute entreprise, des mesures de soutien de l’état pour sauver les emplois. Les offices se sont organisés de façon très diverses : certains ont mis une partie de l’équipe en chômage partiel et d’autres tous leurs collaborateurs, seuls les associés gérant les dossiers en cours. ” Maître Arnaud Bayart, Office « Michelez Notaires » Paris.  Alors pour éviter cette inertie et de prolonger les compromis de vente ( la durée est limitée à 3 mois), le gouvernement a dû revoir sa copie pour s’adapter au confinement…

2 Définition de ce nouveau décret

Avant ce décret, il était nécessaire que les parties soient présentes ou représentées à l’acte afin de notamment pouvoir exprimer leur consentement. Or, pendant le confinement, personne ne pouvait se déplacer même pour représenter le client. Alors le gouvernement a assoupli la loi pendant toute la durée de l’état d’urgence sanitaire (à savoir le 25 juin 2020 + un mois) en acceptant la signature électronique à distance.

Julien Denormandie, Ministre de la Ville et de Logement

 

La semaine dernière (semaine 14), on a observé une baisse de 60% des actes notariés. C’est pourquoi nous avons décidé avec la garde des Sceaux de prendre des mesures fortes comme la possibilité de signer des actes à distance par visioconférence ou de manière complètement dématérialisée.

Concrètement, avec ce nouveau décret, le notaire peut (sous conditions) signer un acte authentique électronique alors que les parties ne sont pas physiquement présentes à l’acte ou représentées. Avec un système de communication dont la distance est sécurisée et l’intégrité et la confidentialité du contenu des actes sont garanties.

Le décret n° 2020-395 du 3 avril 2020

Le décret évoqué a pour objet d’adapter le régime d’établissement des actes notariés sur support électronique afin de tenir compte de l’état d’urgence sanitaire et de l’impossibilité pour les parties de se rendre physiquement chez un notaire. Il détermine les conditions et les modalités d’établissement à distance de l’acte notarié sur support électronique, à savoir : 

  • L’échange des informations nécessaires à l’établissement de l’acte et le recueil du consentement s’effectuent au moyen d’un système de communication et de transmission de l’information garantissant l’identification des parties, l’intégrité et la confidentialité du contenu. Ce système de communication doit être agréé par le Conseil supérieur du notariat.
  • Le notaire recueille la signature électronique de chaque partie ou personne concourant à l’acte au moyen d’un procédé de signature électronique qualifié.
  • L’acte est parfait lorsque le notaire instrumentaire y appose sa signature électronique sécurisée.

Ces dispositions s’appliquent à compter du 5 avril 2020, et ce, jusqu’à l’expiration d’un délai d’un mois à compter de la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire.

3 Le décret est un espoir de relance

Ce décret est un soulagement pour les particuliers, les agents immobiliers et les notaires.

« Les notaires ne sont quasiment rémunérés que sur les actes signés, comme les agents immobiliers. Comme la plupart des entreprises, nous devons donc aussi essuyer les pertes. » déclare Maître Arnaud Bayart, Office « Michelez Notaires » Paris.

Cette solution digitale va permettre de fluidifier le marché immobilier qui est actuellement à l’arrêt et d’accélérer la numérisation des actes authentiques. Mais une question cruciale se pose : les notaires sont-ils tous équipés pour signer les actes notariés à distance ?

Maître Arnaud Bayart, Office "Michelez Notaires" Paris

 

Un notaire non équipé peut utiliser l’installation d’un Confrère, même à distance. Ce n’est pas le décret qui a mis ça en place, c’est un aspect technique qui existe déjà. Un notaire peut utiliser à distance le système de visio d’un confrère via Lifesize (logiciel de visioconférence). Un appel a été lancé par le Président du Conseil Supérieur du notariat pour inciter à partager les équipements entre confrères et inciter la solidarité entre offices.

Le saviez-vous ?

En France, 40% des offices nationaux sont équipés de visioconférence.  ( Source : Conseil supérieur du Notariat)

Il faut savoir que la signature des actes authentiques de manière électronique était déjà largement déployée dans les offices. Mais à cause du confinement, certains notaires n’avaient plus accès à leurs ordinateurs et les particuliers n’étaient pas non plus équipés..…

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4 Comment ça marche les actes notariés à distance ?

Voici 2 scénarios possibles, avant le rendez-vous pour la signature avec comparution à distance…

1er cas de figure :

  • le notaire connaît déjà le client (il l’a déjà vu en face-à-face ces 10 dernières années et est en possession de sa carte d’identité). La procédure est simplifiée car le notaire n’a pas besoin de prouver l’identité du client.

2ème cas de figure :

  • Si le notaire ne connaît pas l’identité de son client, il va utiliser un outil informatique légalisé (Docusign) qui vérifie son identité. Le client doit faire la procédure avec Docusign préalablement au rendez-vous ce qui peut prendre un peu de temps. 

Pendant le rendez-vous de la signature (avec comparution à distance), tous les partis sont connectés par le via de leurs webcams de leurs ordinateurs. C’est une comparution par écrans interposés :

  1. Le Notaire lance la visioconférence pour toutes les parties
  2. Les clients se connectent sur le logiciel de visioconférence (à télécharger avant le RDV), suivent le rendez-vous et posent leurs questions,
  3. Une fois que l’acte est finalisé, le notaire envoie via outil informatique légalisé (tel que Docusign) une attestation de confirmation du consentement aux clients. Les clients signent cette attestation sur la plateforme de l’outil.
  4. L’attestation de confirmation du consentement des clients revient chez le notaire via Docusign, 
  5. Le notaire intègre cette attestation dans les annexes de l’acte,
  6. A la fin le notaire signe l’acte et les annexes.

La responsabilité repose essentiellement sur le notaire. Ce qui est donc nouveau c’est la comparution à distance. 

Si l’une des parties n’a pas accès à un outil informatique/internet, il y a toujours la possibilité de faire une procuration. Dans ce cas précis, on fait appel à un mandataire qui représente le client lors de la visioconférence et signe à sa place.

Le saviez-vous ?

Si vous n’avez pas internet cela complique les choses notamment pour se faire parvenir une procuration…ou la retourner. Pendant le confinement les services postaux ne fonctionnent pas toujours très bien et cela peut ralentir votre projet immobilier. De plus, le notaire doit être présent pour recueillir la procuration…Scénario difficile lors du confinement.

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Ainsi, ce nouveau décret va régulariser les actes de vente mais il ne résout pas tout… Les notaires sont dépendants de nombreux intervenants comme les mairies, diagnostiqueurs, services de publicité foncière, entrepreneurs de travaux (dans le cas où les travaux seraient inclus dans les conditions de la vente…). Puis pour les déménagements et les remises des clés, il va falloir s’armer de patience et faire preuve d’imagination pour habiter ou libérer son logement. Mais on finit par une bonne nouvelle, les contrats de mariage et de donation peuvent être effectués aussi à distance via ce décret…

 

Krys Mondet

Responsable éditoriale de Meilleurs Agents

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